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【Excel】作成時に持つべき基本思想

2019年10月6日


皆さん、こんにちは。就活の鷹です。
今回は久しぶりの記事更新となります。

19卒として入社して以来、早くも半年近くが経ちました。日々仕事に向き合う中で、徐々に知見、経験が溜まってきたので、今後、皆さんにも共有していきたいと思います。

今回はExcel作成にあたって、まず頭に入れておいた方がいいものに限定してご紹介します。(多少細かいものもありますが、「これで上司に怒られたんだろうな」と思ってご容赦ください笑)
単位の明記、見た目の整理、データチェック 等のより細かい話については、もしご要望あれば次回以降で書きたいと思います。

この記事は新卒や中途の内定者/入社したてのExcel初心者向けに書いています。実際にモデルやデータベースを作ることになったら、「そういえば鷹の記事でなんか言ってたな」と思い出し、作業をする前に少しでも目を通していただければ幸いです。

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ファイル作成

シートのセルをどうこう、みたいな話をする前にまず「ファイルをどう作るか」を考えましょう。注意するのは以下のポイントです。

  • ファイル名に日付をいれる
    これをしないと後々探すのが本当に大変になります。ファイル名の付け方は会社、個人によって流儀があったりするので、それに従うのが無難です。例えば「20190916_○○収益分析」みたいな感じです。
  • 元データのファイル名等をシート内に記入しておく
    これもしておかないと後々苦労するはめになります。シートを上司にレビューしてもらっているとき、「これどこの数字使ってるの?」と聞かれ、「このファイルでもない、あれ、これでもない…(冷や汗タラタラ)」みたいな状況に陥ります
  • アウトプットシートを先に作成する
    どういう構造で作ればいいのか、どの程度の情報を入れておけばいいのか 等が明確になるので必ず先に作りましょう。自分の上司と構造の確認をとっておけば「あ、そういえばこの情報もいれといてー」という悲しい事件は減ります。
  • データベースを作る際はいかにPivotしやすくできるかを考えて作る
    曼荼羅のようなエクセルを作るのはやめましょう。

構造の作成

次は、シートを作り始める前に注意すべき点をお伝えします。以下は最低でも守るようにしましょう。

  • 一定の並びでロジックが追えるようにする
    上から下、または下から上、何でもいいですが追いやすいロジックでシートを構成しましょう。これができていないと変更もしづらいですし、何より上司が途中で見るのを諦めます。
  • シート間の構造を揃える(開始セルの位置、できれば年号の始まるセルを一緒にする等)
    イコールで引っ張っていたりするとこれが違うとミスの原因になります。
  • どこがいじっていい数字でどこがインプットでどこが計算なのかを明確にする
    モデルが複雑になればなるほど重要です。仮定の数字のシートにまとめてしまうと楽です。計算シートでいじりだすともうカオスです。

実際の作業

後はゴリゴリ作るだけだ!と作業をしていると、どんどん複雑怪奇なExcelになっていき、作成者以外に理解不可能なシートになってしまいます。以下のポイントを守り、「後から確認/修正しやすいExcelを作る」ことを意識しましょう。

  • データベースはIDを使って管理する
    絶対に使いましょう。IDは嘘をつきません。
  • 複雑な式はできるだけ使わない
    凝りだすと解読不可能な美しい式を書き出しがちですが、本当に仕方ないとき以外はやめましょう。簡単な式を使って新しい列や行で順番に計算しましょう。他の人に渡したときに手に負えない代物になります。
  • ミスを追えるようにする
    =を使ってチェックしましょう。たまに小数点のせいでFALSEになりますがそういう場合はINT関数等で整数にしちゃえば大丈夫です。
  • 情報元を明示する
    いろんなシートから情報が入り乱れている場合はどのシートから引っ張ってきてあるか書いてあげると読みやすいです。
  • 変なことをしない
    • セルのマージ
      業が深いです。絶対やめましょう。「セルの中央揃え」で対応してください。
    • セルのハイド
      ハイドされていると非常に見つけづらいのでグループ化してたたんでおいてください。
    • 縦横で式が違う(わかるように表記)
      これはある種仕方ないですがその場合は明確にわかるようにしておいてください。
    • 横でちょこっと計算
      その場でやるのは仕方ないですが人に渡すときは消しましょう。
  • バリューペースト
    重すぎてどうしようもない等の理由がない場合はやめましょう。する場合も確実に元のデータが分かるようにしておきましょう。

終わりに

上記は我々がコンサルファームに入社して、「これやるのマジやめてね」「うーん、これ作り直しだね」などと注意されながら学んでいったルールのようなものです。なので体系的に全ての注意点が網羅されているわけではないでしょうが、皆さんが入社して怒られるであろうポイントはある程度抑えているのではと思います。

諸先輩方からすれば「なにこれ」「いや、これも大事でしょ」といったご意見あるかと思います。その際は、ぜひご教示頂けると幸いです。また今回は「基本思想」ということで、込み入ったテクニックなどには触れないようにしました。そのあたりについて何かご質問あればDMやお問い合わせまでお願いします!

書いて欲しい記事の要望なども募集中なのでぜひお願いします!

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