【Excel】よくあるトラブルと解決方法
こんにちは、就活の鷹です。
前回まではExcel初心者向けの記事でしたが、今回は（どちらかといえば）実務でExcelをいじっている方向けの記事です。
既にご経験かもしれませんが、Excelでモデル作成、データベース作成/分析 等を行っていると、色々なトラブルに見舞われます。そして解決策を聞ける相手もいない中で、悲しみに包まれて夜遅くまで仕事をすることに……
この記事はそんな悲しい時間を少しでも減らせればと思い執筆しました。
エラー原因の大多数は以下の通りなので、一回読んで解決策を頭に入れておくだけでも睡眠時間がグッと増えます。ぜひご一読ください！
この記事のほかに、エクセルの基本思想の記事と基本的なショートカットの記事を出しています。そちらは入門編といった感じなので、もしまだ読まれていない方は是非読んでみてください。
よくあるトラブルとその解決策
計算されない
原因： 数字として認識されていない
解決方法： すべてのセルに*1をする
モデル作成といった作業をしていてよくありがちなのは「セルのタイプがテキストになっている」というパターンです。その場合は1をコピーして全体にかけてしまいましょう。そうすれば一発で数字として認識されます。
原因： 重すぎたり、Manual計算にされている
解決策： F9で再計算
重すぎたり、Manual計算にされているとF9で計算をしてあげないと動きません
計算結果がおかしい（エラー、数字がズレすぎ 等）
原因①： 関数などの使い方が間違っている
解決方法①： 使い方をググり、該当部分を修正
sumifやindex match、vlookupといった関数を使っているとしばしばエラーや異常値（売上がマイナス、桁がいきなり変わる 等）が返ってきます。そもそも関数の使い方が間違っている、というのが入社したての頃にありがちなミスです。例えば「vlookupで検索の型を完全一致（false）に指定し忘れ、謎な値が返ってきてしまう」といったミスです。まずは自分の使い方が間違っていないか、ググって確認してみてください。
原因②： 関数、ピボット 等の参照範囲が間違っている
解決方法②： 該当部分を確認し、正しい範囲に修正
「式の使い方は合っているのに…」そんな時は参照範囲のミスである可能性が高いです。index matchで下まで一気に返そうとしたが、絶対参照をしていなかったがためにどんどん参照範囲がズレていく、なんてことが起きたりします。ctrl + [ を使うなどして参照範囲が正しいか確認してみてください。
他にも、ピボットテーブルを使う際、元データを更新したのにピボットの分析をし忘れており、分析結果がズレる、といったミスもあるので、注意してください。
“#DIV/0!”と表示される
原因： 0で割る計算が発生している
解決策： iferrorを使う
“#DIV/0!”が表示されてしまう場合はIferrorを使って消しましょう。ただし純粋なエラーを消してしまわなように注意してください。
検索しても合致するものがない
原因： リストの抜け漏れ
解決策： フィルターなどで確認し、リストを修正
index matchなどで何かを引っ張るとき、検索しても上手く引っ張ってこれないことがあります。そもそも想定してない項目があり、リストに抜け漏れが生まれるとこうなります。フィルターで参照先を確認するなどして、リストを修正しましょう。
原因： 空白・カタカナの半角全角が一致していない
解決策： ctrl + H などを使い、該当箇所を置き換えて統一
受領データ、他人の分析も統合したデータ 等を分析していると、ちょくちょく発生します。ctrl + H で全部置き換え、何らかの表記形式に統一しましょう。
重すぎて動かない、動きが遅い
原因： 元データが重すぎる
解決策： Rやアルテリクスなど、Excel以外のツールを活用
顧客データが膨大でExcelでは処理できない！みたいな状況にしばしば陥ります。そういう時はExcel様からR（統計学などで使うフリー分析ソフト）やアルテリクス（有料の分析ツール、大手ファームは導入していること多いです）に浮気しましょう。
原因： 複雑な計算のやりすぎ、関数の過剰使用
解決策： IDを使って計算の項目を減らす、構造を変える
元データはそこまででもないのに動かない場合は、使っている関数、式が複雑すぎることが原因だと思われます。IDを使って式の一部分を軽くする、構造を見直してシンプルなものにする 等を行いましょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
きれいに整理はできていないですが、アナリスト/アソシエイト業務をしていて詰まるポイントは挙げられたのではないかなと思います。
「私はこんなエラーで苦しんだ！」がある方はは教えていただければ是非リストに追加したいと思います。次回はエラーやミスを減らすためのコツ、データのチェックの具体的な方法をご紹介したいと考えています。